Navigate / search

Ai aflat cum poti evita intreruperile cauzate de email?

Share on Facebook12Share on LinkedIn0Tweet about this on TwitterShare on Google+0

Managementul corect al timpul este crucial pentru succesul oricarei afaceri, pentru dezvoltarea personala si pentru a satisface nevoia de autodepasire. Acesta este motivul pentru care, in 2012, comunicarea pe email trebuie tratat cu mare atentie.

Primul pas este sa controlezi fluxul de emailuri.

Interesant este ca ne-am obisnuit sa stabilim reguli clare pentru intreruperile fizice: inchidem usa la birou, ne punem castile pe urechi, si in cele mai multe cazuri precizam apasat ca “suntem antrenati intr-un alt task la acest moment si am prefera sa discutam mai tarziu”.

Insa, in cazul emailului, lucrurile nu stau asa. Si pentru cei mai multi dintre noi emailul reprezinta o intrerupere imediata: o alerta care ne spune ca “avem email”, un sunet sau un bazait pe iPhone sau pe orice alt telefon pe care verificati emailul.

Dar beep-ul reprezinta doar delimitarea intreruperii. Adevarata intrerupere vine din faptul ca abia dupa ce deschizi emailul poti sti cat de important este si vei intelege despre ce este vorba doar daca vei citi emailul. Prea tarziu. Intreruperea s-a produs.

Daca un email este destinat mai multor persoane, mi s-a intamplat ca pana sa ajung sa raspund la acel email, déjà in 5 emailuri cineva a raspuns, cineva a facut o completare…

Sa faci ce zice popa, nu ce face popa. Chiar in acest moment, in care scriu acest articol, am primit o alerta in care cineva mi-a raspuns la un email. M-am oprit din a scrie si am raspuns la acest email si bineinteles ca mi-am pierdut ideea. Acum trebuie sa recitesc paragraful si sa imi reamintesc ce vroiam sa va spun.

(dupa 2 minute)…si altcineva a raspuns la email atasand un material cu detalii. Desi sunt placut surprins cand lucrurile se rezolva fara interventia mea, am inceput sa gasesc extrem de utila gruparea mesajelor in functie de subiect. Acest lucru se intampla implicit pe Gmail, dar poate fi folosit ca preferinta de afisare si in Outlook.

Dar mare atentie la subiectul emailului. Acesta este poate cea mai importanta parte in comunicarea pe email. Nu uitati sa modificati subiectul cand emailul se refera la o alta situatie si totusi vreti sa apasati “reply”.

Ce poti face ca sa scapi de intreruperi este sa iti planifici. Daca ai planificat o ora in care sa verifici si sa raspunzi la email si ai 100 de emailui in “inbox” vei incerca sa te incadrezi in aceea 1h. Astfel vei trece mai repede prin emailurile putin importante si vei raspunde la emailurile care sunt clare si ofera toate informatiile de care ai nevoie.

Pentru a nu pierde emailurile importante pe tot parcursul zilei poti planifica 3 sesiuni de cate 30 minute de verificare a emailurilor pe tot parcursul zilei.

Insa, ce trebuie retinut este ca pentru a avea problema cu intreruperile este obligatoriu sa fii, in acel moment antrenat in rezolvarea unei probleme si executarea unui task. Nu se considera o intrerupere cand nu faci nicio actiune din care sa fii intrerupt.

Share on Facebook12Share on LinkedIn0Tweet about this on TwitterShare on Google+0

Ionut Munteanu